Skalierung
Organisation skalieren: Rollen und Prozesse für KMU
Bei über 85 % der Schweizer KMU wirkt sich die digitale Transformation auf das Geschäftsmodell, die internen Prozesse und die Kommunikation aus.
Wachsen heisst umbauen: warum Rollen und Prozesse zum Engpass werden
Bei über 85 % der Schweizer KMU wirkt sich die digitale Transformation auf das Geschäftsmodell, die internen Prozesse und die Kommunikation aus. 73 % der klein- und mittelständischen Unternehmen erachten sie als relevant, 63 % haben eine Strategie erarbeitet und neue Technologien eingeführt, aber nur 30 % sind mit dem bisherigen Veränderungsprozess zufrieden.
Hoher Zeitaufwand und fehlendes Know-how bei Führungskräften und Mitarbeitenden bremsen Veränderungen. Datenschutz, Fachkräftemangel, Arbeitsplatzverlust und Arbeitsethik gehören ebenfalls zu den Risiken, die KMU berücksichtigen müssen.
Für die Skalierung braucht es deshalb beides: benannte Verantwortliche und Abläufe, die bei mehr Aufträgen oder Kundschaft nicht jedes Mal neu abgestimmt werden müssen. Die Geschäftsleitung legt Ziele und Prioritäten fest; für jeden wichtigen Prozess wird eine verantwortliche Person bestimmt.
Erst vereinfachen, dann digitalisieren
Ein Prozess umfasst wiederholbare Schritte, die zu einem bestimmten Ziel führen; ein Workflow bildet die Tätigkeiten ab, mit denen diese Schritte ausgeführt werden. Für jeden Prozess hält das KMU das Ziel, die verantwortliche Rolle, die einzelnen Schritte und eine passende Messgrösse fest.
Diese Vorlage lässt sich auf Akquise, Buchhaltung, Payroll, Projektmanagement und Mitarbeiterführung anwenden. Mitarbeitende beschreiben den heutigen Ablauf; die Prozessverantwortlichen prüfen gemeinsam mit ihnen, welche Schritte nötig sind und wo Abläufe vereinfacht werden können.
Ewa Ming, Initiantin der Business Innovation Week KMU, empfiehlt als Einstieg, einfache Prozesse eins zu eins von analog auf digital zu übertragen. Danach sollte das KMU den Ablauf neu denken, statt einen unnötig komplizierten Prozess bloss schneller auszuführen.
Sind die Schritte geklärt, lassen sich zusammengehörige Tätigkeiten mit Workflow-Systemen verbinden und wiederkehrende manuelle Arbeit automatisieren. Neue Werkzeuge kommen erst dann hinzu, wenn klar ist, welchen Prozess sie unterstützen.
Rollen klären: wer entscheidet, wer führt aus, wer prüft
Die Geschäftsleitung setzt Unternehmensziele und Prioritäten und entscheidet über Grundsatzfragen sowie Investitionen. Sie legt fest, welche Entscheide sie selbst trifft und welche operativen Entscheide an die Prozessverantwortlichen gehen.
Die Prozessverantwortliche oder der Prozessverantwortliche trägt die Verantwortung für einen definierten Ablauf. Diese Rolle hält die Schritte nachvollziehbar, prüft die Prozessleistung und stösst Verbesserungen an.
Die Controller-Rolle unterstützt Geschäftsleitung und Prozessverantwortliche mit betriebswirtschaftlichem Wissen und Methoden. Sie schafft Transparenz über die Abläufe und hilft, Messgrössen mit den Prozesszielen zu verbinden.
Mitarbeitende führen die vereinbarten Schritte aus und werden in die Veränderung einbezogen. Sie bringen ein, wo neue Abläufe in der Praxis nicht funktionieren oder unnötige Arbeit verursachen.
Halten Sie für jede Entscheidung fest, wer entscheidet, wer ausführt und wer den Ablauf überprüft. So bleibt ein Prozess nicht an der Geschäftsleitung hängen, und Mitarbeitende wissen, an wen sie Fragen oder Verbesserungsvorschläge richten.
Know-how im Team aufbauen, statt es Engpass werden zu lassen
Fehlendes Know-how zählt zu den Barrieren, die Schweizer KMU bei der digitalen Transformation nennen. Wenn Wissen nur bei einzelnen Personen liegt, wird deren Abwesenheit oder Austritt schnell zum Engpass.
Investitionen in spezialisierte Mitarbeitende und Weiterbildung helfen, das nötige Können im Team aufzubauen. Kongresse, Events und Schulungen bieten zudem Gelegenheit, von Fachleuten und anderen Teilnehmenden zu lernen.
Dokumentieren Sie Abläufe, Zuständigkeiten und Zugänge so, dass andere Mitarbeitende die Arbeit übernehmen können. Eine Unternehmenskultur, die Innovation und das Erlernen neuer Fähigkeiten unterstützt, erleichtert Veränderungen.
Neue Abläufe und Werkzeuge verlangen Fähigkeiten im Umgang mit Daten und digitalen Lösungen. Bauen Sie dieses Wissen auf, bevor das Arbeitsvolumen steigt.
Daten und automatisierte Abläufe als Rückgrat
Digitale Daten lassen sich schneller austauschen und in Echtzeit verfügbar machen. Das kann die Reaktionsfähigkeit verbessern und liefert eine Grundlage für strategische Entscheide.
Automatisierte Workflows reduzieren manuelle Arbeitsschritte und Fehler. Dadurch bleibt Mitarbeitenden mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten statt für Abstimmung und Nachfragen.
Im Kundenkontakt helfen Daten, Bedürfnisse und Erwartungen genauer zu erkennen und Leistungen passender auszurichten. In der Produktion kann eine mobile App Abläufe nachverfolgbar machen und dabei helfen, Probleme aus der Ferne rasch zu beheben.
Leiten Sie Kennzahlen aus dem Ziel des jeweiligen Prozesses ab und wählen Sie wenige, aussagekräftige Grössen. Beispiele sind Durchlaufzeit, Fehlerquote, Termintreue und Ressourcenauslastung; die Prozessverantwortlichen nutzen sie, um Abweichungen zu erkennen und Verbesserungen zu prüfen.
In Etappen skalieren: Tempo, Spielraum und Kundenbindung
- Analysieren Sie den digitalen Reifegrad und legen Sie fest, welche Ziele das Unternehmen erreichen will. Priorisieren Sie daraus die Handlungsfelder und entwickeln Sie eine passende Strategie.
- Wählen Sie die Prozesse aus, die für die nächsten Wachstumsschritte wichtig sind, und bestimmen Sie für jeden eine Prozessverantwortliche oder einen Prozessverantwortlichen. Klären Sie zugleich, welche Entscheide bei der Geschäftsleitung bleiben und welche operativ delegiert werden.
- Erfassen Sie die wiederkehrenden Schritte mit den Mitarbeitenden und vereinfachen Sie den Ablauf. Bestimmen Sie für jeden Prozess ein Ziel und eine messbare Kennzahl, bevor Sie ein Werkzeug auswählen.
- Übertragen Sie einfache Abläufe zunächst eins zu eins in eine digitale Form. Verbinden Sie danach zusammengehörige Tätigkeiten mit Workflow-Systemen und automatisieren Sie manuelle Schritte, wenn der Ablauf geklärt ist.
- Setzen Sie die Änderungen schrittweise um, prüfen Sie die Kennzahlen regelmässig und optimieren Sie die Abläufe weiter. Planen Sie dafür auch Investitionen in Software, Hardware, Fachkräfte und Weiterbildung sowie genügend finanziellen Spielraum ein.
Bei unsicherer Marktlage kann es sinnvoll sein, zuerst bestehende Abläufe zu konsolidieren, statt gleichzeitig neue Märkte und neue Strukturen anzugehen. So entwickelt sich die Organisation in einem Tempo weiter, das zu ihren Ressourcen und den Bedürfnissen der Kundschaft passt.
